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媒體邀約是指企業(yè)或者是公司根據(jù)其發(fā)生的公關(guān)事件，比如展覽展會(huì)、新品上市以及合作簽約等事宜，向特定的媒體發(fā)出邀請(qǐng)，如果邀請(qǐng)得到媒體的通過之后，那么相應(yīng)的媒體就會(huì)到公司的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)采訪和報(bào)道，之后還會(huì)在國(guó)內(nèi)的相應(yīng)媒體上進(jìn)行宣傳和推廣。其實(shí)媒體邀約可以簡(jiǎn)單理解為，邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ拿襟w對(duì)公司的事件進(jìn)行采訪和報(bào)道，這個(gè)流程就叫做媒體邀約。

那么，企業(yè)慶典年會(huì)活動(dòng)如何邀約媒體記者到現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道呢?媒介易認(rèn)為，企業(yè)在邀請(qǐng)電視媒體時(shí)，有以下幾個(gè)方面需要注意。一、根據(jù)企業(yè)所處行業(yè)領(lǐng)域、受眾群體分布、活動(dòng)主題等來確定邀請(qǐng)的電視媒體的頻道和新聞欄目。

從央視到各省級(jí)衛(wèi)視再到各地方電視臺(tái)，各級(jí)電視臺(tái)都按照播出內(nèi)容分為不同的頻道，有各種側(cè)重點(diǎn)不同的新聞欄目，其負(fù)責(zé)的媒體記者也各不相同。企業(yè)需要根據(jù)自己所處的行業(yè)領(lǐng)域、客戶的主流受眾、本次活動(dòng)的宣傳目標(biāo)、規(guī)模和預(yù)算以及活動(dòng)主題來選擇合適的電視臺(tái)和電視欄目，然后與相應(yīng)的媒體記者進(jìn)行聯(lián)系、溝通，發(fā)出活動(dòng)邀請(qǐng)。

二、邀請(qǐng)媒體時(shí)需要明確告知活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)和主題、人物。

電視媒體接到的活動(dòng)邀請(qǐng)是很多的，媒體記者工作十分繁忙，所以企業(yè)在媒體邀請(qǐng)函中一定要明確告知活動(dòng)的具體時(shí)間和地點(diǎn)，以便媒體記者可以盡快確定時(shí)間上是否沖突。同時(shí)，因?yàn)殡娨暸_(tái)對(duì)播出的內(nèi)容審核比其他類型的媒體要更為嚴(yán)格，所以企業(yè)在告知活動(dòng)主題和參與人員時(shí)務(wù)必要真實(shí)、準(zhǔn)確，在媒體記者對(duì)于一些敏感點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，千萬不要有所隱瞞，以免最終活動(dòng)報(bào)道無法播出。

三、與媒體記者建立友好的互動(dòng)關(guān)系。

每一個(gè)有過人際交往的人都明白，在時(shí)間有限的時(shí)候，會(huì)把更多時(shí)間留給和自己關(guān)系好的人。在工作中也是同樣的，當(dāng)同等話題度的多個(gè)活動(dòng)發(fā)出邀請(qǐng)而活動(dòng)時(shí)間又有所沖突時(shí)，媒體記者往往會(huì)選擇與自己關(guān)系更好的企業(yè)的活動(dòng)。因而，與媒體建立友好的互動(dòng)關(guān)系是十分重要的。如果企業(yè)尚未與電視媒體建立這種關(guān)系，也可以找媒體邀約機(jī)構(gòu)來幫助邀請(qǐng)。

四、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安排能夠清晰拍攝的攝像機(jī)位。

電視臺(tái)對(duì)影像質(zhì)量的要求比一般視頻媒體要更高些，拍攝設(shè)備也會(huì)更大一些。為了保證拍攝效果和播出效果，需要為攝像安排能夠拍攝到整個(gè)舞臺(tái)、不受遮擋的機(jī)位。

五、有采訪需求要提前溝通。

電視媒體記者行程緊湊，如果企業(yè)想在活動(dòng)結(jié)束后安排媒體對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或重要嘉賓進(jìn)行采訪，需要提前和媒體記者做好溝通，以便媒體記者為采訪預(yù)留時(shí)間。

六、及時(shí)提供內(nèi)容真實(shí)、敘事清楚的新聞稿件。

企業(yè)需要撰寫活動(dòng)的新聞稿件提供給電視媒體，作為媒體記者撰寫口播稿的參考。稿件內(nèi)容必須真實(shí)客觀，敘事完整，語言清晰流暢。

把握好以上幾點(diǎn)，能使主辦方本次活動(dòng)達(dá)到優(yōu)質(zhì)的效果，邀請(qǐng)媒體記者可以自己邀約，也可以找媒體管家上海軟聞經(jīng)驗(yàn)豐富的媒體公司來，在這里提醒大家，邀約媒體記者最好提前7天左右，這樣有充足的時(shí)間來準(zhǔn)備資料，以及確認(rèn)媒體記者當(dāng)天是否有時(shí)間，提前約到檔期。

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